ADM – VERWALTUNG & DOKUMENTE

Dort, wo Ihr Team Zeit an Papierkram verliert, der sich von selbst erledigen könnte.

Die Verwaltung in einem kleinen Unternehmen besteht aus hundert kleinen Abläufen, die sich aufstapeln – Angebote vorbereiten, Rechnungen ablegen, Erinnerungen versenden, Dokumente zusammenstellen. Keiner dieser Abläufe ist komplex. Es ist das tägliche Volumen, das wiegt. Hier sind die Bereiche, in denen wir konkrete Lösungen für Unternehmen wie Ihres gebaut haben.

Dokumente & Rechnungsstellung

Die Dokumente, die Ihren Geschäftszyklus rhythmisieren – Angebote, Rechnungen, Verträge, Erinnerungen – können sich erzeugen, ablegen und nachfassen, ohne manuelles Eingreifen.

Automatische Erstellung von Angeboten aus einer Bestellzeile in Excel
Klassifikation eingehender Rechnungs-E-Mails nach Lieferant, Projekt, Fälligkeit
Automatische Nachverfolgung auslaufender Verträge, mit Warnung 30 Tage vorher
Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen mit automatischer Sammlung der Verwaltungsdokumente (Statuten, Bescheinigungen, Zertifikate)
Versand personalisierter Erinnerungen für offene Rechnungen, mit anpassbarem Ton und Frequenz
Zusammenstellung vollständiger Mappen (Angebot, Vertrag, AGB, Unterschrift) zu einem einzigen PDF

02 / 05

Tägliche Koordination

Die Abläufe zwischen Personen – Termine, Abwesenheiten, Übergaben – die mehr Koordinationszeit verbrauchen als sachliche Arbeit.

Automatische Weiterleitung von E-Mails, die während des Urlaubs eingehen, an die richtige Person
Terminbestätigungen 24 Stunden vorher versendet, mit Erinnerung bei Nichtantwort
Synchronisation der Besprechungsprotokolle in den richtigen Kundenordner, mit Extraktion von Entscheidungen und Aufgaben
Koordination der Kalender zwischen mehreren Agenden ohne Doppeleingabe
Tracking von Abwesenheiten und automatische Vertretungsregelungen in der Freigabekette

Nachverfolgung & Steuerung

Die Zahlen und Indikatoren, die Sie wöchentlich anschauen, können sich von selbst zusammenstellen – im erwarteten Format, zum richtigen Zeitpunkt.

Wöchentliches Dashboard, jeden Montag mit den Kern-KPIs aus mehreren Quellen versendet
Verfolgung des Projektfortschritts gegenüber dem ursprünglichen Plan, mit automatischer Erkennung von Abweichungen
Liquiditätsüberwachung in Echtzeit, mit Warnung bei festgelegten Schwellen
Monatliche Tätigkeitsberichte zum Monatsanfang fertig, mit kontextueller Kommentierung
Nachverfolgung von Lizenzen, Abonnements und wiederkehrenden Verträgen

04 / 05

Compliance & Nachvollziehbarkeit

Anforderungen aus DSGVO, Audit und Aufbewahrung können im Hintergrund erfüllt werden – ohne dass jemand im Team täglich daran denken muss.

Automatisches Aktivitätsprotokoll für sensible Vorgänge (Datenzugriff, Rechteänderungen)
Überwachung der Backups mit Warnung, falls eine Sicherung fehlt
Vorbereitung der DSGVO-Verzeichnisse aus dem Inventar der genutzten Werkzeuge
Automatische Prüfung der Dokumentenkonformität beim Eintreffen eines neuen Lieferanten oder Kunden
Laufende Dokumentation für interne Audits, ohne Last-Minute-Vorbereitung

Personal & Team

Wiederkehrende HR-Abläufe – Onboarding, Urlaubsanträge, Jahresgespräche – können einem strukturierten Pfad folgen, ohne von einer einzigen Person abzuhängen.

Onboarding neuer Mitarbeiter: Checkliste erzeugt, Dokumente versendet, Zugänge angelegt, ohne Vergessliches
Bearbeitung von Urlaubsanträgen mit automatischer Freigabe, Planung und Benachrichtigung
Vorbereitung der Jahresgespräche mit Konsolidierung des vergangenen Jahres pro Mitarbeiter
Erfassung der Arbeitszeiten mit wöchentlicher Konsolidierung und Warnung bei deutlichen Abweichungen
Koordination des Austrittsprozesses (Materialrückgabe, Kontoschließung, rechtliche Dokumente)

TYPISCHER ANWENDUNGSFALL

Nachverfolgung auslaufender Lieferantenverträge

Ein Unternehmen verwaltet rund fünfzig Lieferantenverträge – Software-Lizenzen, Service-Abonnements, Wartungsverträge, wiederkehrende Leistungen. Jeder hat sein Ende, seine Verlängerungsklausel, seine Kündigungsfrist. Ohne strukturierte Nachverfolgung erfährt man vom Auslauf erst am Tag selbst – und entweder verpasst man das Verhandlungsfenster, oder man wird automatisch um zwölf Monate verlängert, zu Bedingungen, die niemand bestätigt hat.

Mit einem strukturierten Ablauf ist jeder Vertrag mit Auslaufdatum und Kündigungsfrist erfasst. Eine Warnung erreicht die richtige Person 60 und 30 Tage vorher, mit verknüpftem Vertrag und Konditions-Übersicht. Die Entscheidung – verlängern, neu verhandeln, kündigen – wird in Ruhe getroffen, im vorgesehenen Fenster.

Ein Fall unter vielen – die Mechanik überträgt sich auf viele Abläufe, in denen Zeit eine kritische Variable ist: Garantieverfolgung, Lizenzauslauf, Kundenverlängerungen, regulatorische Fristen.

Wenn Ihr Fall nicht exakt in dieser Liste auftaucht – es ist gut möglich, dass er teilweise dort ist.

Die Logik unserer Werkstatt ist weniger ein Katalog als eine Bibliothek erprobter Bausteine, die wir je nach Ihrer Situation kombinieren. Beschreiben Sie, was Sie Zeit kostet – wir erkennen die passende Kombination.

Ihre Situation beschreiben → 45 Minuten reservieren