ADM – ADMINISTRATION & DOCUMENTS

Là où votre équipe perd du temps sur du papier qui pourrait s'écrire seul.

L'administration d'une PME, c'est cent petits flux qui s'accumulent – devis à préparer, factures à classer, rappels à envoyer, documents à compiler. Aucun de ces flux n'est complexe. C'est leur volume quotidien qui pèse. Voici les domaines où nous avons déjà construit des solutions concrètes pour des PMEs comme la vôtre.

Documents & facturation

Les documents qui rythment votre cycle commercial – devis, factures, contrats, rappels – peuvent se générer, se classer et se relancer sans intervention manuelle.

Génération automatique de devis à partir d'une ligne de commande dans Excel
Classification d'e-mails de factures entrantes par fournisseur, projet, échéance
Suivi automatique des contrats arrivant à échéance, avec alerte 30 jours avant
Préparation de dossiers d'appel d'offres avec collecte automatique des documents administratifs (statuts, attestations, certifications)
Envoi de rappels personnalisés pour factures en attente, avec ton et fréquence ajustables
Compilation de dossiers complets (devis, contrat, conditions générales, signature) en un seul PDF

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Coordination quotidienne

Les flux entre personnes – rendez-vous, absences, transmissions – qui consomment du temps de coordination plutôt que de fond.

Réacheminement automatique des e-mails reçus pendant les congés vers la bonne personne
Confirmations de rendez-vous envoyées 24h avant, avec relance en cas de non-réponse
Synchronisation des comptes-rendus de réunions dans le bon dossier client, avec extraction des décisions et actions
Coordination des plannings entre plusieurs agendas sans double-saisie
Tracking des absences et substitutions automatiques dans la chaîne d'approbation

Suivi & pilotage

Les chiffres et indicateurs que vous regardez chaque semaine peuvent se compiler seuls – dans le format que vous attendez, au moment où vous en avez besoin.

Tableau de bord hebdomadaire envoyé chaque lundi avec les KPI clés extraits de plusieurs sources
Suivi de l'avancement de projets par rapport au plan initial, avec identification automatique des dérives
Suivi de trésorerie en temps réel, avec alerte sur les seuils définis
Rapports mensuels d'activité prêts en début de mois, avec commentaires contextuels
Suivi de l'utilisation de licences, abonnements, contrats récurrents

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Conformité & traçabilité

Les exigences de RGPD, d'audit, de conservation peuvent se remplir en arrière-plan – sans que personne dans l'équipe doive y penser chaque jour.

Journal d'activité automatique pour les opérations sensibles (accès données, modifications de droits)
Suivi des sauvegardes et alerte si une sauvegarde manque
Préparation des registres RGPD à partir de l'inventaire des outils utilisés
Vérification automatique de la conformité documentaire lors de l'arrivée d'un nouveau fournisseur ou client
Documentation continue pour audit interne, sans préparation de dernière minute

RH & équipe

Les flux RH récurrents – onboarding, demandes de congés, entretiens annuels – peuvent suivre un parcours structuré sans dépendre d'une seule personne.

Onboarding de nouveaux collaborateurs : checklist générée, documents envoyés, accès créés, sans oubli
Traitement des demandes de congés avec validation, planning et notifications automatiques
Préparation d'entretiens annuels avec consolidation de l'année écoulée par collaborateur
Suivi des temps de travail avec consolidation hebdomadaire et alerte sur écarts significatifs
Coordination du processus de départ d'un collaborateur (récupération matériel, fermeture comptes, documents légaux)

CAS D'USAGE TYPIQUE

Suivi des contrats fournisseurs arrivant à échéance

Une entreprise gère une cinquantaine de contrats fournisseurs – licences logicielles, abonnements de services, contrats de maintenance, prestations récurrentes. Chacun a sa date de fin, sa clause de reconduction tacite, son délai de préavis. Sans suivi structuré, on découvre l'échéance le jour où elle tombe – soit on rate la fenêtre de renégociation, soit on est reconduit pour douze mois sur des conditions qu'on n'a pas validées.

Avec un flux structuré, chaque contrat est suivi avec sa date d'échéance et son délai de préavis. Une alerte arrive à la bonne personne 60 et 30 jours avant, avec le contrat lié et un résumé des conditions. La décision de reconduire, renégocier ou résilier se prend sereinement, dans la fenêtre prévue.

Un cas parmi d'autres – la mécanique se transpose à beaucoup de flux où le temps est une variable critique : suivi de garanties, expiration de licences, renouvellements clients, échéances réglementaires.

Si votre cas n'apparaît pas exactement dans cette liste — il y a des chances qu'il y soit en partie.

La logique de notre atelier, c'est moins un catalogue qu'une bibliothèque de composants éprouvés que nous combinons selon votre situation. Décrivez ce qui vous coûte du temps — nous identifions la combinaison qui vous va.

Décrivez votre situation → Réservez 45 minutes